Software para autoescuelas: cómo elegir el tuyo

Qué tiene que resolver un software para autoescuelas

Una autoescuela vive de tres cosas que se cruzan todo el día: las clases prácticas de cada profesor, el teórico de cada alumno y el dinero (bonos, cobros, facturas y tasas). Un buen software no es el que tiene más pantallas, sino el que hace que esas tres cosas cuadren sin pasar datos de un sitio a otro.

Por eso, antes de mirar precios, conviene escribir cómo es una semana normal en tu autoescuela: cuántos profesores y coches, cuántas clases al día, cómo se reservan, quién avisa al alumno y cómo se cobra. Con eso delante es fácil ver qué programa se adapta y cuál te obliga a cambiar tu forma de trabajar.

Las funciones que no pueden faltar

• Cuadrante de prácticas por día y por profesor, con su coche y su horario, y que se pueda mover una clase sin rehacer el día.
• Reserva o confirmación de clases desde el móvil del alumno, con avisos y normas de cancelación claras.
• App del profesor para ver su día, llamar al alumno y cerrar la clase con lo trabajado y la firma.
• Tests del teórico con preguntas actualizadas y, sobre todo, que la oficina vea quién está listo para presentarse.
• Ficha de cada alumno: datos, permiso, clases hechas, bono, pagos y documentos.
• Impresos de la DGT rellenados con los datos del alumno.
• Caja, bonos y facturas preparadas para VeriFactu.
• Coches con avisos de ITV y seguro, y registro de jornada de los profesores.

Hay programas muy buenos en una sola parte (por ejemplo, solo tests o solo reservas). Si eliges así, cuenta cuántas herramientas acabarás pagando y cuántas veces habrá que teclear al mismo alumno.

Prácticas: donde más tiempo se pierde

La planificación de prácticas es la tarea que más horas se come en la oficina: cuadrar huecos de varios profesores con lo que puede cada alumno, avisar, recolocar cancelaciones y llevar la cuenta de las clases del bono.

Fíjate en si el programa propone la semana por ti (a partir de la disponibilidad de cada alumno y de las horas libres de cada profesor), si respeta las horas habituales de cada alumno y si el alumno puede aceptar o soltar una hora desde su móvil. En TuApto, por ejemplo, la semana se rellena sola como borrador: la oficina lo revisa y, al publicar, cada alumno recibe su aviso. Lo explicamos en cuadrante de prácticas.

Teórico: tests que sirvan también a la oficina

Casi todas las plataformas de tests dan al alumno preguntas y exámenes. La diferencia está en lo que ve la autoescuela: si sabe qué alumnos están preparados, cuáles se han parado y qué temas falla más la escuela. En TuApto el alumno tiene 6.257 preguntas del permiso B con su explicación y exámenes como el de la DGT (30 preguntas), y la oficina ve en su ficha si cumple vuestra regla para presentarse. Más en tests DGT para autoescuelas.

Preguntas para hacer en cada demo

1. Enséñame cómo planifico la semana que viene de un profesor con 12 clases al día.
2. ¿Qué ve el alumno en su móvil y qué puede hacer sin llamar a la oficina?
3. ¿Cómo cierra la clase el profesor? ¿Queda la firma del alumno?
4. ¿Cómo sé qué alumnos están listos para el examen teórico?
5. ¿Cómo paso mis alumnos actuales desde mi programa o desde un Excel?
6. ¿Las facturas están preparadas para VeriFactu?
7. ¿Cuántos usuarios entran y cuánto cuesta con mi número de profesores y alumnos?
8. ¿Dónde están mis datos y quién puede verlos?

Pide que la demo se haga con un caso tuyo (tus horarios, tus bonos), no con la demo genérica.

Cuánto cuesta

Los programas para autoescuelas suelen cobrar una cuota mensual o anual que depende del número de profesores, alumnos o módulos (app del alumno, tests, facturación). Para comparar, suma todo lo que necesitas, no solo la cuota base. Lo detallamos en cuánto cuesta un software para autoescuelas.

Cambiar de programa sin perder alumnos

El miedo a cambiar suele ser perder datos. Pide al programa nuevo que importe tus alumnos desde un Excel o desde la exportación de tu programa actual, y empieza un lunes con la semana de prácticas ya cargada. Te lo contamos paso a paso en cómo cambiar de programa de autoescuela.

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